¿Con cuánto tiempo hay que planificar una mudanza de oficina?
Para una oficina chica o mediana, lo recomendable es arrancar unas 8 semanas antes de la fecha. Una oficina de pocos puestos se puede mudar con menos aviso, pero cuantas más personas, equipos y archivo haya, más tiempo hace falta para que nada se improvise el día de la mudanza.
El tiempo no se va en el traslado en sí, que suele resolverse en una jornada, sino en las decisiones previas: qué muebles se llevan y cuáles no, cómo se distribuyen los puestos en el nuevo espacio, quién se encarga de los equipos y cómo se avisa a los clientes. Si esas decisiones se toman a último momento, el día de la mudanza se convierte en una reunión de pie entre cajas.
Lo primero es nombrar a un responsable interno. Una sola persona que concentre la información, hable con la empresa de mudanzas, con la administración de los dos edificios y con el equipo.
Cronograma: qué hacer en cada etapa
El cronograma se divide en cinco momentos: 8, 4, 2 y 1 semana antes, el día de la mudanza y la semana siguiente. La tabla resume las tareas principales de cada uno; después las explicamos con más detalle.
| Cuándo | Tareas principales | Responsable |
|---|---|---|
| 8 semanas antes | Nombrar responsable, conseguir el plano de la oficina nueva, inventario de muebles y equipos, pedir presupuesto de mudanza | Dirección y responsable de la mudanza |
| 4 semanas antes | Asignar puestos en el plano, decidir qué se descarta, revisar instalación eléctrica y de red en el destino, avisar a clientes y proveedores | Responsable y área de sistemas |
| 2 semanas antes | Reservar ascensor y horario en ambos edificios, empezar a embalar archivo y lo que no se usa a diario, etiquetar muebles | Responsable y cada empleado |
| 1 semana antes | Respaldo de datos, cada persona embala su puesto, confirmar fecha y horario con la empresa de mudanzas, preparar el cambio de domicilio ante organismos | Cada empleado y área de sistemas |
| Día de la mudanza | Desconectar equipos, cargar por orden, descargar cada caja en su puesto, conectar la red | Responsable presente en origen y destino |
| Semana siguiente | Probar equipos y conexiones, desembalar, revisar faltantes, actualizar domicilio en todos los canales | Todo el equipo |
¿Qué hay que hacer 8 y 4 semanas antes?
Ocho semanas antes se hace el inventario y se pide presupuesto. Recorré la oficina y anotá todo lo que se mueve: escritorios, sillas, cajoneras, armarios, archivadores, mesas de reunión, equipos, impresoras, servidores, electrodomésticos de la cocina. Con esa lista, la empresa de mudanzas puede calcular cuántos camiones y cuántas personas hacen falta.
Con el plano de la oficina nueva en la mano, numerá cada puesto. Ese número va a acompañar a cada caja, cada silla y cada computadora. Es la diferencia entre descargar todo en la recepción y descargar cada cosa en su lugar definitivo.
Cuatro semanas antes se decide qué no viaja. Muebles viejos, archivo vencido, equipos en desuso: todo lo que se descarta antes es volumen que no se paga ni se acomoda. También es el momento de revisar la oficina nueva: tomas eléctricas suficientes, puntos de red donde van los puestos, iluminación, y si hay que hacer algún trabajo antes de entrar.
¿Cómo se embalan y etiquetan los puestos de trabajo?
Cada puesto se embala por separado y cada caja lleva el número de puesto y el nombre de la persona. Lo práctico es que cada empleado embale sus cosas personales y los papeles de su escritorio, y que el embalaje de equipos, muebles y archivo general lo haga el personal de la mudanza o alguien designado.
La etiqueta tiene que ser visible desde los costados de la caja, no solo arriba, porque las cajas se apilan. Un formato simple funciona: número de puesto, área y contenido general (por ejemplo, "Puesto 14 – Administración – papeles y útiles"). Las cajas que tienen que abrirse primero, como las de la cocina o los insumos de impresión, se marcan con un color distinto.
Las cajoneras con llave se pueden mover con su contenido si no son pesadas y se cierran; si no, conviene vaciarlas. Los escritorios grandes y las mesas de reunión normalmente se desarman, y los tornillos de cada uno van en una bolsa pegada al mueble. Si querés que el embalaje lo haga la empresa, consultá por el servicio de embalaje de mudanzas.
Archivo y documentación
El archivo se embala en cajas chicas, porque el papel pesa mucho, respetando el orden de las carpetas y numerando las cajas en secuencia (1 de 12, 2 de 12…). La documentación sensible o que la empresa debe conservar por obligación legal conviene que viaje en cajas cerradas con precinto y bajo control del responsable, sin mezclarse con el resto.
¿Qué cuidar con los equipos informáticos y el cableado?
Antes de desconectar nada, hay que tener un respaldo completo de los datos y una foto de cómo está conectado cada equipo. Ese respaldo debería estar hecho y verificado unos días antes, no la misma tarde de la mudanza. Si hay un servidor o un equipo de red central, conviene que lo desconecte y lo vuelva a conectar la persona de sistemas o el técnico que lo mantiene.
Cada computadora viaja con sus cables, su fuente y sus periféricos en una caja con el número de puesto. Los monitores van envueltos y parados, nunca acostados con peso encima. Las impresoras se vacían de papel y, si el fabricante lo indica, se traban los cabezales. Los cables sueltos se enrollan y se atan con una etiqueta que diga a qué equipo pertenecen.
- Respaldo de datos hecho y probado antes del día de la mudanza.
- Foto de las conexiones de cada puesto y del rack o router.
- Cables enrollados y etiquetados por equipo.
- Monitores envueltos y parados, separados de muebles pesados.
- Servidores y equipos de red a cargo de quien los conoce.
¿Conviene mudar la oficina fuera del horario de trabajo?
Sí, en la mayoría de los casos conviene mudar un viernes de tarde, un sábado o un domingo, para no perder días hábiles. El equipo trabaja hasta el viernes al mediodía en la oficina vieja, se embalan los puestos, y el lunes arranca en la nueva con todo en su lugar.
Esto tiene un detalle importante en Montevideo: los edificios de oficinas, sobre todo en el Centro, la Ciudad Vieja y Tres Cruces, suelen tener reglas propias sobre horarios de mudanza, uso del ascensor de carga y acceso los fines de semana. Hay que pedir autorización a la administración de los dos edificios, reservar el ascensor y avisar a la portería o seguridad quiénes van a entrar.
Si el camión va a ocupar la calzada en una zona céntrica, también puede hacer falta un permiso de la Intendencia. Lo explicamos en la nota sobre el permiso de mudanza de la Intendencia de Montevideo.
¿A quién hay que avisar del cambio de domicilio?
Hay que avisar a clientes, proveedores, bancos y organismos públicos, empezando unas cuatro semanas antes. A los clientes y proveedores se les comunica la nueva dirección y la fecha a partir de la cual rige, y si va a haber algún día de atención limitada.
En lo formal, la empresa tiene que actualizar su domicilio ante DGI y BPS, y en los registros que correspondan según su actividad. Tu contador o estudio sabe qué trámites aplican a tu tipo de empresa y con qué plazo. También hay que actualizar la dirección en las facturas, la web, la firma de los correos, las fichas en mapas, los contratos de servicios y avisar para que la correspondencia no siga llegando a la dirección vieja.
¿Qué pasa el día de la mudanza y la semana siguiente?
El día de la mudanza, el responsable tiene que estar en la oficina vieja durante la carga y en la nueva durante la descarga, o haber delegado una persona en cada punto. Con el plano numerado pegado en la entrada de la oficina nueva, los ayudantes dejan cada caja y cada mueble en su puesto. La empresa de mudanzas de oficinas arma escritorios y mesas, y la persona de sistemas conecta la red.
La semana siguiente es de ajuste: cada uno desembala su puesto, se prueban computadoras, impresoras y teléfonos, y se anota cualquier faltante o daño enseguida. Antes de entregar la oficina vieja, recorrela entera: cajones, depósitos, el armario de la cocina.
Qué hacer hoy
Definí quién va a ser el responsable de la mudanza, conseguí el plano de la oficina nueva y empezá el inventario. Con eso ya podemos cotizar: escribinos por contacto o WhatsApp con la cantidad de puestos, los pisos de origen y destino, si hay ascensor de carga y qué fecha estás manejando. En Mudanzas Montevideo coordinamos el traslado fuera de horario para que el lunes tu equipo siga trabajando.